Où récupérer mon KBIS, mon attestation URSSAF, de régularité fiscale, … ?
Vous êtes artisan, TPE ou PME du bâtiment et votre client vous demande ces informations pour votre dossier de sous-traitance.
Retrouvez les liens et pas à pas détaillés pour télécharger ces documents en quelques clics.
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télécharger mes documents juridiques
C’est quoi tous ces documents à fournir pour mes travaux en sous-traitance, pourquoi ? Où est-ce que les trouve, à qui les demander ?
Aujourd’hui, c’est Olivier, plombier chauffagiste, qui me contacte et me demande pourquoi le Constructeur de Maisons Individuelles (CMIste) avec qui il veut travailler lui demande tous ces documents. Il ne comprend pas car il n’avait pas autant d’informations à fournir avec d’autres mandataires de travaux.
Ce que dit la loi
Le sous-traitant a une obligation de moyen ou de résultat (elle est précisée dans le contrat).
Le donneur d’ordre a plusieurs obligations :
- payer le sous-traitant
- collaboration (c’est à dire assurer les bonnes conditions pour l’exécution des missions confiées)
- vigilance (c’est le point qui nous intéresse ici)
Le mandataire est tenu solidairement avec ses contractants au paiement des impôts, taxes, rémunérations et charges. Il n’a donc d’autres choix que de vérifier que vous êtes bien en règle avant de faire appel à vous (article L8333-1 du Code du Travail).
Comprenez bien que lui aussi ça lui prend beaucoup de temps d’assurer ces obligations. Il n’est pas là pour vous embêter, il respecte juste la loi.
Où trouver les informations
Attestation d’assurances (civile professionnelle et décennale)
Ici, c’est tout simplement auprès de votre assureur, éventuellement disponible sur votre compte en ligne.
Extrait KBIS
Si vous êtes artisan, entrepreneur individuel, inscrit au Répertoire des Métiers (RM), téléchargez votre avis de situation directement sur le site de l’INSEE.
Si vous êtes en société, deux solutions : demandez à votre comptable ou téléchargez l’extrait KBIS en ligne, gratuitement, en créant un compte sur MonIdenum.
Attestation URSSAF
Si vous êtes entrepreneur individuel, c’est une attestation « de compte à jour », à télécharger sur le site autoentrepreneur.urssaf.fr, dans votre espace personnel / mes documents / mes attestations : sélectionner « attestation de vigilance » puis téléchargez le document généré.
Si vous êtes en société, demandez à votre comptable une attestation « de fournitures des déclarations sociales » ou téléchargez-la directement via votre espace sécurisé sur le site de l’URSSAF, dans l’onglet ma situation / échanges avec mon Urssaf / mes attestations.
Attestation de régularité fiscale
Demandez à votre comptable ou faites directement un mail au Service Impôts des Entreprise (SIE) auquel vous êtes rattaché. Pour Nantes par exemple, vous pouvez écrire à sie.nantes-nord@dgfip.finances.gouv.fr.
Attestations sur l’honneur
La principale attestation concerne la régularité de vos salariés. (Si vous n’en avez pas, faites une déclaration sur l’honneur que vous n’employez aucun salarié). Elle comprend deux points :
– certifier que vos salariés sont employés régulièrement
– attester de l’autorisation de travail de vos éventuels salariés étrangers
→ Téléchargez un exemple de modèle d’attestation concernant les salariés.
Autres attestations
D’autres attestations peuvent vous être demandées, dans le cadre d’une réponse à un marché public par exemple.
→ Retrouvez les informations à ce sujet dans l’article « répondre à un marché public ».
Des solutions d'optimisation
Pour être efficace dans la transmission de vos documents en cas de sous-traitance, préparez :
– un dossier « documents administratifs » sur votre ordinateur
– un fichier avec les coordonnées utiles (votre comptable, le SIE, vos identifiants URSSAF, …)
– des messages tous prêts à copier-coller « merci de m’envoyer l’attestation … »
Rangez dans ce dossier tous les documents reçus. (Pensez à les renommer si besoin).
Quand un client vous demandera vos documents, vous aurez juste à sélectionner les plus récents du dossier et à lui envoyer.
Autre solution, de déposer vos documents sur une plateforme en ligne ; c’est un service payant pour votre entreprise. Cela vous évite d’envoyer un mail à chaque demande de chacun de vos clients. Vous leur donnez accès une seule fois et ils se débrouillent ensuite pour récupérer les documents.
→ Des exemples de sites : OnceForAll ou encore e-Attestations.
Synthèse
Olivier comprend maintenant mieux le fonctionnement de la sous-traitance et a créé un dossier pour y regrouper tous ses documents à envoyer à son client CMIste mais aussi ses autres donneurs d’ordre (maître d’œuvre, entreprise générale, …).
D’avoir clarifié tout ça lui permet aujourd’hui de traiter cette tâche efficacement.
Ressources complémentaires
Cet article est une synthèse de ceux du site entreprendre.service.public (anciennement economie.gouv) « recourir à la sous-traitance« , « comment obtenir un extrait Kbis ?« , …
Plus d’informations sur l’auto-liquidation de la TVA en cas de sous-traitance dans le BTP dans l’article de entreprendre.service.public : ici.
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